KOKOKARA

会社に伝える

何を書けばいいか分からなくて、手が止まることがあります。
書き始めるための土台を、6つの場面ぶん置いています。

そのまま送る文ではありません。 ◯の部分をご自身の内容に置き換え、言い回しもご自身の言葉に直してから使ってください。 宛先や社内の慣習によって、適切な形は変わります。

代理で連絡することも、交渉することもしません。送るのはご本人です。

休職を申し出る

診断書が出て、会社に伝えるとき

伝えること

  • 医師から休養が必要と言われたこと
  • 診断書を出すこと
  • いつから休みたいか
  • 引き継ぎで必要なこと
  • 休職中の連絡方法の希望

気をつけること

  • 診断書は原本を求められることが多いので、コピーを手元に残してください
  • 休職の開始日は、有給をいつまで使うかで変わります。先に計算しておくと決めやすくなります
  • 連絡方法の希望は、この最初の連絡で伝えておくとあとが楽になります

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下書き
お疲れさまです。◯◯です。

体調のことでご相談があり、ご連絡しました。

先日受診したところ、医師から休養が必要との判断を受けました。
診断書を用意していますので、提出方法をご指示いただけますでしょうか。

可能であれば、◯月◯日から休ませていただきたいと考えています。
担当している◯◯については、引き継ぎに必要な資料をまとめています。
どなたにお渡しすればよいか、ご指示をお願いいたします。

また、休職中の連絡につきまして、
体調により電話に出られないことがあるため、
メールでのやりとりにさせていただけると助かります。

ご負担をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

◯の部分をご自身の内容に置き換えてください。 そのまま送れる文ではなく、書き始めるための土台です。

休職中の定期連絡

月に1度など、決めた頻度で近況を伝えるとき

伝えること

  • 体調の大まかな様子
  • 次の受診の予定
  • 次に連絡する時期

気をつけること

  • 就業に関わる範囲で足ります。詳しい症状までは書きません
  • 「次はいつ連絡するか」を毎回書いておくと、会社から催促されにくくなります
  • 書くこと自体が負担なときは、頻度を下げてもらう相談もできます

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下書き
お疲れさまです。◯◯です。
◯月分のご報告です。

体調は、◯◯の状態が続いています。
主治医からは、引き続き療養を続けるようにと言われています。

次の受診は◯月◯日を予定しています。
何か変化がありましたら、あらためてご連絡します。

次回のご報告は、◯月ごろを予定しています。
引き続きご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

◯の部分をご自身の内容に置き換えてください。 そのまま送れる文ではなく、書き始めるための土台です。

休職の延長を相談する

期間の満了が近く、まだ復職が難しいとき

伝えること

  • 現在の状況
  • 主治医の見立て
  • 延長のお願い
  • 就業規則の確認をお願いしたいこと

気をつけること

  • 期日の直前ではなく、余裕のあるうちに相談するほど選択肢が残ります
  • 延長の定めがない会社もあります。まず就業規則を確認してください
  • 満了で退職となる定めの場合、退職後の傷病手当金や健康保険の手続きが関わってきます

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下書き
お疲れさまです。◯◯です。

◯月◯日で休職期間が満了となりますが、
現時点では復職が難しい状況です。

先日の受診でも、主治医からはもう少し療養を続けるようにと言われています。
必要でしたら、あらためて診断書を用意します。

つきましては、休職期間の延長についてご相談させていただけないでしょうか。
就業規則上の取り扱いについても、あわせてご教示いただけますと助かります。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

◯の部分をご自身の内容に置き換えてください。 そのまま送れる文ではなく、書き始めるための土台です。

復職の意思を伝える

体調が戻り、復職に向けて動き始めるとき

伝えること

  • 復職を希望していること
  • 主治医の見立て
  • 産業医面談などの手続きの確認
  • 段階的に始められるかの相談

気をつけること

  • 主治医が就業可能と判断しても、復職の決定は会社が産業医の意見をふまえて行います
  • 「段階的に」を最初の連絡で入れておくと、あとから相談しやすくなります
  • 短時間勤務で戻る場合、社会保険料は当面下がりません。手取りの見込みを先に立てておいてください

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下書き
お疲れさまです。◯◯です。

体調が安定してきたため、復職について
ご相談させていただきたく、ご連絡しました。

主治医からも、就業可能な状態にあるとの判断をいただいています。
復職に必要な診断書は、ご指定の様式があれば準備いたします。

復職にあたっての手続きについて、
産業医面談の要否や時期を含めて、ご教示いただけますでしょうか。

また、はじめのうちは業務量を調整いただけると助かります。
可能な範囲で、ご相談させていただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

◯の部分をご自身の内容に置き換えてください。 そのまま送れる文ではなく、書き始めるための土台です。

配慮をお願いする

復職の面談や、復職後に働き方を相談するとき

伝えること

  • いまできること
  • いま難しいこと
  • お願いしたい配慮
  • 見直しの時期

気をつけること

  • 診断名を伝える義務はありません。伝えるのは「業務にどう影響するか」で足ります
  • 「できること」を先に書くと、話が前に進みやすくなります
  • 見直しの時期を自分から示すと、会社は受け入れやすくなります
  • 障害者手帳がなくても、合理的配慮の対象になります

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下書き
お疲れさまです。◯◯です。

復職にあたり、働き方についてご相談させてください。

現在、◯◯の業務については問題なく行える状態です。
一方で、◯◯については、まだ負荷が大きいと感じています。

つきましては、当面のあいだ次の点をご配慮いただけないでしょうか。

・◯◯
・◯◯

主治医からも、同様の意見をいただいています。
必要でしたら、意見書を用意いたします。

三か月をめどに、あらためて状況を共有させていただければと思います。
よろしくお願いいたします。

◯の部分をご自身の内容に置き換えてください。 そのまま送れる文ではなく、書き始めるための土台です。

退職を申し出る

自分で決めて、退職を伝えるとき

伝えること

  • 退職の意思
  • 希望する退職日
  • 引き継ぎについて
  • 書類の受け取り方法

気をつけること

  • 【重要】退職日には出勤しないでください。出勤扱いになると、退職後の傷病手当金が受け取れなくなります
  • 挨拶や私物の引き取りは、退職日の前日までか、翌日以降にしてください
  • 離職票の離職理由は、失業給付の扱いに影響します。届いたら必ず内容を確認してください
  • 健康保険をどうするかは、退職日の翌日から日数の期限があります

この場面の制度を読む

下書き
お疲れさまです。◯◯です。

かねてより療養を続けてまいりましたが、
このたび退職させていただきたく、ご連絡しました。

退職日は◯月◯日を希望しております。
引き継ぎが必要なものがありましたら、可能な範囲で対応いたします。

離職票および源泉徴収票につきましては、
郵送でお送りいただけますと助かります。

在職中は大変お世話になりました。
最後までご迷惑をおかけし、申し訳ありません。

◯の部分をご自身の内容に置き換えてください。 そのまま送れる文ではなく、書き始めるための土台です。

ここで下書きを出さない場面

会社と争うことになる場面では、文面を用意していません。 言い方ひとつで不利になることがあり、こちらで責任を持てないためです。

退職を迫られている(退職勧奨)応じるかどうかは、その後の失業給付や傷病手当金にも影響します。文面を用意するより先に、窓口で状況を整理してください。
解雇を告げられた手続きの適法性を含めて確認が要ります。ここで下書きを出すと、かえって不利になることがあります。
ハラスメントを受けている会社への伝え方そのものが争点になります。証拠の残し方も含めて、専門の窓口へ。
賃金や手当が支払われない労働基準監督署の管轄です。

これらに当てはまる場合、文面を考えるより先に、窓口で状況を整理してください。 どれも無料で相談できます。

このページで行っているのは、文例の提供までです。 個別のご事情に応じた助言、書類の作成や提出の代行、会社との交渉は行いません。